Revisionssichere Archivierung von E-Mails, ohne Verwaltungsaufwand, dafür mit einfachstem Zugriff auf die Daten – die E-Mail Archivierung von Skyfillers macht es möglich. Zugleich werden mit dem Einsatz verschiedene rechtliche Anforderungen erfüllt.
Für Geschäfts-E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Sie müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und vorgehalten werden, zudem ist zu gewährleisten, dass jederzeit ein Prüfer auf die E-Mails zugreifen kann.
In der täglichen Flut an E-Mails kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Um Nachrichten problemlos wiederzufinden und sich erneut zuzustellen, sind gute Suchalgorithmen nötig, darüber hinaus muss jedoch aber auch die Möglichkeit gegeben sein, über verschiedene Suchparameter die Ergebnisse einzuschränken und zu präzisieren.
Nur wenige Klicks sind nötig, um unsere E-Mail Archivierung von Skyfillers zu verwalten – egal, ob es sich dabei um die Konfiguration von Compliance-Regeln handelt oder die grundsätzlichen Einstellungen zur Archivierungsdauer. Im Endeffekt spart sich der IT-Verantwortliche Zeit und somit auch Kosten, da er sich nicht um die Archivierung der Firmen-E-Mails kümmern muss.
| E-Mail Archive Features | Nutzen |
|---|---|
| Drei räumlich getrennte, voneinander unabhängige Datenspeicher | Zwei Online-Speicher sowie ein Offline-Backup auf Bändern sorgen für eine mehrfache Sicherheit beim Ausfall eines oder zweier Systeme. Dadurch hohe Verfügbarkeit der archivierten E-Mails. |
| Verschlüsselung des Übertragungswegs zwischen Archiv und Mailserver per TLS (soweit vom Mailserver unterstützt) | Schutz vor Veränderung der Daten während des Transportweges. Geschieht über TLS, sofern dies vom Mailserver unterstützt wird. |
| Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung (z. B. Betriebsräte) | Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. |
| Markierung von privaten Mails durch Benutzer | Schutz von persönlichen E-Mails vor Zugriff durch Revisor; dieser kann lediglich den Betreff sehen. |
| Speicherung der E-Mails im Original, unverändert und unveränderbar | Einhaltung von Archivierungsvorgaben. |
| Umfangreiche Sprachunterstützung | Control Panel in siebzehn Sprachen verfügbar, weitere Sprachen in kurzer Zeit implementierbar. |
| Vertraglich vereinbarte Leistungen (SLA), z. B. 99,9 % Verfügbarkeit | Vertraglich garantierte Leistungszusage sorgt für hohe Qualität und Planungssicherheit. |
| Unternehmenssitz in Deutschland, Vertrag nach deutschem Recht, Sitz der Rechenzentren in Deutschland | Rechtssicherheit für Unternehmen. |
| Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen möglich | Archivierung zwischen 6 Monaten und 30 Jahren. Dadurch Einhaltung der Datenschutzvorgaben für unterschiedliche Bereiche. |
| Als Managed Appliance erhältlich (ab bestimmter Userzahl) | Lokal installierte Appliance, Steuerung aus der Skyfillers Cloud; keine Umleitung des Datenverkehres. |
| Archivierung interner E-Mails möglich | Interne archivierte E-Mails sind ab dem Archivierungszeitpunkt revisionssicher gespeichert und wie ein- und ausgehende E-Mails durchsuch- und abrufbar. |
Weiterführende Informationen rund um den effizienten Einsatz, zu berücksichtigende Punkte bei der Implementierung und die gesetzlichen Grundlagen der E-Mail Archivierung haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Informationen rund um den Einsatz einer Cloud-Lösung als E-Mail Archiv finden Sie auf dieser Seite.
Außerdem hat sich unser Geschäftsführer Steffan Röpke in seiner Kolumne mit dem Thema beschäftigt:
E-Mail Archivierung in Unternehmen – Mehr als nur Gesetze erfüllen
